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Spiegel
Reuters
Word
Geschichte
Word von Microsoft basierte auf dem Konzept der GUI-Textverarbeitung Bravo, die auf dem Xerox Alto lief. Der Autor von Bravo, Charles Simonyi, wechselte 1981 von PARC zu Microsoft und wurde der leitende Entwickler von Multi-Tool Word. 1983 wurde Multi-Tool Word für Xenix und MS-DOS angekündigt. Microsoft machte Werbung für das Produkt durch Demonstrationsdisketten, die in der US-amerikanischen Computerzeitschrift PC-World verteilt wurden. Word wurde mit der stetigen Weiterentwicklung zu einer weit verbreiteten Software, nachdem es unter MS-DOS anfänglich unter der ungewohnten Bedienung im Vergleich zu WordPerfect unpopulär war. Bereits in der ersten Version wurde Word für die Bedienung mit einer Maus konzipiert und konnte in Verbindung mit einer Grafikkarte, die Grafikausgabe erlaubte (wie CGA oder Hercules), auf IBM-kompatiblen Geräten Textauszeichnungen wie Fett oder Kursiv, nicht aber die Schriftart oder Schriftgrößen, direkt darstellen. 1985 erschien die Portierung auf den Macintosh. Im Gegensatz zur DOS-Version unterstützte die Macintosh-Version ähnlich wie die Apple-eigene Textverarbeitung MacWrite echtes WYSIWYG. Die Version 1.05 wurde in Zusammenarbeit mit Atari für den Atari ST portiert. Die unter dem Namen Microsoft Write verkaufte Version wurde nicht mehr aktualisiert. Während die DOS-Variante mehrere Konkurrenten wie WordStar, WordPerfect oder IBM PC Text hatten, wurde Word für Macintosh spätestens mit der Version 5.1 im Jahre 1992 marktbeherrschend. Die Macintosh-Version blieb so auch für Jahre teurer als die DOS-Variante. Die erste Windows-Version erschien 1989, die zweite 1991. Mit Word 5.5 für MS-DOS glich Microsoft die Bedienung der DOS-Version an die Windows-Version an, die zu diesem Zeitpunkt die Version 2.0 hatte. Die DOS-Variante verfügte nun ebenfalls über Pulldown-Menüs und eine Symbolleiste und konnte über Dialoge bearbeitet werden. Vom Funktionsumfang her dagegen glich Word 5.5 annähernd der Version 5.0, die ein eigenes, auch mausbasiertes Bedienerkonzept hatte. 1993 wurden Word 6 für DOS, Windows und Macintosh freigegeben. Für MS-DOS war es die letzte Version. Die DOS-Versionen wurden bis 1995 vertrieben. Es existierten auch Versionen für OS/2 und SCO Unix.
Word für DOS
Word für DOS war eine der ersten populären Textverarbeitungen für den IBM-PC. In Verbindung mit einer Grafikkarte konnte Word auf IBM-kompatiblen Geräten Textauszeichnungen wie Fett oder Kursiv, nicht aber die Schriftart oder Schriftgrößen, direkt darstellen. Konkurrenten wie WordStar, WordPerfect oder IBM PC Text konnten dagegen lediglich reinen Text darstellen. Formatierungen erschienen dort entweder als farbiger Text, oder es wurden Markups verwendet.
Word für Windows
Die erste Windows-Version erschien 1989. Im Gegensatz zu Word für DOS basierte Winword, wie das Programm in den 1990er Jahren umgangssprachlich (nach der ausführbaren Datei winword.exe) bezeichnet wurde, auf WYSIWYG. Frühere Windows-Computer stießen an ihre Leistungsgrenzen, daher unterstützte Word für Windows auch eine Entwurfsansicht mit einer Standardschriftart und ausgeblendeten Objekten.
Am 25. März 2014 stiftete Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a dem Computer History Museum. Von dort ist der Quelltext unter einer Microsoft-spezifischen Lizenz für wissenschaftliche Zwecke frei herunterladbar.
Dateiformat
Dateisymbol des .doc-Formats bis zur Version 2003 bzw. 2004
Dateisymbol des .docx-Formats unter Word 2013
Die für Word bis zur Version 2003 bzw. 2004 verwendeten Dateinamenerweiterungen heissen .doc für Dokumente und .dot für Dokumentenvorlagen. Bemerkenswert dabei ist die Inkompatibilität insbesondere der Versionen bis einschließlich 7 (Microsoft Office 95) und der Versionen ab 8 (Microsoft Office 97). Sie beruht darauf, dass Microsoft die Backup-Funktionalität grundlegend änderte, was der Einführung eines neuen Dateiformates gleichkam, auf eine Änderung der bekannten Dateinamenserweiterung jedoch verzichtete.[6]
Word kann mit verschiedenen Dateiformaten arbeiten, jedoch wurden einige wichtige Fremdformate bis zum Service Pack 2 von Word 2007 beziehungsweise Word 2010 für Windows auf Word für macOS (Mac OS X, OS X) bis heute nicht unterstützt.[7] Inzwischen wurden die Spezifikationen der „alten“ Formate von Microsoft freigegeben.[8] Da der Austausch von Informationen verschiedener, unabhängiger Informationssysteme in zunehmendem Maße immer wichtiger wird und verschiedene Regierungen aufgrund des proprietären Formates gedroht hatten, das Microsoft-Office-Paket nicht mehr länger einzusetzen, wurde Ende Januar 2005 ein neues interoperables Dokumentformat vorgestellt und freigegeben: WordprocessingML. Neuere Microsoft Word Versionen unterstützen das auf XML basierende Format WordprocessingML, und Dokumente in diesem Format lassen sich insbesondere für Fremdprogramme einfacher lesen, verarbeiten und erstellen. Diese Dokumente waren dann aber um einiges größer, da XML einen großen Overhead produziert.
Seit der Windows-Version 2007 bzw. der Mac-Version 2008 werden Dokumente standardmäßig im Format Office Open XML abgespeichert. Aus Kompatibilitätsgründen wird jedoch auch das alte Format weiterhin unterstützt. Dokumente im neuen Format tragen die Dateiendung .docx und .docm (Dokumente mit Makros). Da dieses Format auf XML basiert, lassen sie sich insbesondere für Fremdprogramme einfacher lesen, verarbeiten und erstellen. Dokumentvorlagen weisen die Endungen .dotx bzw. .dotm auf. Da es sich um ein auf ZIP basierendes komprimiertes Dateiformat handelt, sind diese Dateien relativ kompakt. Nach der Installation eines kostenlosen „Compatibility Packs“ für Microsoft Office in Word für Windows ab Version 2000 (offiziell; das Compatibility Pack 4 vom 6. Januar 2010 funktioniert aber auch mit Word 97) können diese neuen Dateitypen auch mit älteren Versionen von Word geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden.[9] Für macOS bietet Microsoft für Word 2004 einen separat herunterzuladenden Konverter an, der OpenXML-Dokumente in RTF-Dateien konvertiert.
Der Internet Media Type für Dokumente im alten Format ist application/msword. Für Dokumente im Format Office Open XML lautet er application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document.
Bei digitaler Veröffentlichung oder Datenaustausch von Dokumenten im Word-Format sind, falls beim Bearbeiten die Funktionen Schnellspeicherung, Versionsverfolgung oder Änderungsverfolgung aktiviert waren, Einblicke in die letzten Änderungen am Text möglich. Des Weiteren kann es mitunter möglich sein, die ursprünglichen Autoren und den Dateiablageort im lokalen Computer zu ermitteln. Diese Informationen lassen sich jedoch leicht aus dem Dokument entfernen.
Word bietet an, ein Dokument mit Lese- und/oder Schreibschutz zu versehen. Freigeschaltet wird eine so geschützte Datei über ein vom Benutzer einzugebendes Passwort. Bei alten Versionen von Word (2003 und früher) konnte dieser Schutz von einem Angreifer relativ leicht ohne Kenntnis des Passwortes ausgehebelt werden. Neuere Versionen von Word nutzen einen wesentlich besseren Leseschutz. Der Schreibschutz kann noch immer relativ einfach umgangen werden.
Excel
Geschichte
Microsoft Excel war der Nachfolger von Microsoft Multiplan und wurde 1985 erstmals für den Apple Macintosh als rein grafisch orientierte Tabellenkalkulation vorgestellt. Am 31. Oktober 1987 wurde, gleichzeitig mit dem Erscheinen von Windows 2.0, mit Excel 2.0 die erste Version für IBM-kompatible PCs ausgeliefert. Ab 1989 wurde eine Windows-2.11-Runtime-Version bei Excel mitgeliefert, da Windows noch kaum verbreitet war. Es gab auch eine Version für den OS/2 Presentation Manager, die mittels Windows Libraries for OS/2 (WLO) portiert wurde.
Das 1990 für Microsoft Windows 3.0 vorgestellte Excel 3.0 verfügte erstmals über eine Symbolleiste und brachte auch sonst zahlreiche Neuerungen. Ab 1994 war mit Excel 5.0 für Windows NT erstmals eine 32-Bit-Version verfügbar. In Microsoft Office 95 erhielt Excel 95 die Versionsnummer 7.0, da Version 6 übersprungen wurde, um eine Vereinheitlichung der Bezeichnung mit den anderen Microsoft-Office-Programmen zu erzielen. Excel:mac 2001 war die letzte Version für Mac OS 8 und 9.
Anwendungsmöglichkeiten und Bestandteile
Wie die meisten Tabellenkalkulationen ermöglicht Excel umfangreiche Berechnungen mit Formeln und Funktionen, unter anderem mit kaufmännischen, statistischen und Datumsfunktionen. Excel besitzt auch zahlreiche mathematische Funktionen, so dass viele Probleme der Wirtschaftsmathematik berechnet werden können. Es können Texte verkettet oder logische Berechnungen (wenn…dann) durchgeführt werden. Abhängig von Inhalten und Werten in der Tabelle kann auf Inhalte an anderer Stelle der Tabellen zugegriffen werden. Die Ergebnisse können mit Hilfe von Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen sowie Pivot-Tabellen ausgewertet und in Diagrammen grafisch dargestellt werden. Tabellen oder Teile davon können gegen Layout- oder Inhaltsänderungen geschützt werden. Die Mindestvoraussetzungen, um in Teamarbeit an Tabellen arbeiten zu können, sind gegeben.
Der Funktionsumfang von Excel kann durch Programmierung in Visual Basic for Applications (VBA) erweitert werden. VBA wurde mit Microsoft Excel 5.0 eingeführt und später in Word, Access und weitere Office-Programme integriert. Unter Macintosh enthielt Excel 2008 keinen VBA-Support, während die Vorgänger- und Nachfolgerversionen diesen anboten. Excel ist zudem mit Visual Studio Tools for Office System (Windows) oder AppleScript (Mac) erweiterbar. Excel 4.0 führte eine eigene Makrosprache ein.
Benutzeroberfläche
Der Arbeitsbereich von Excel besteht aus Arbeitsmappen, die Dateien entsprechen, aus Blättern, die in Registern angezeigt werden, und aus Zellen, die die Daten enthalten. Pro Arbeitsmappe sind bis zu 65.536 Tabellenblätter möglich. Die Zellen eines Tabellenblatts sind in Zeilen und Spalten eingeteilt und können über ein Zellbezugssystem angesprochen werden.
Seit Excel 2007 kann ein Tabellenblatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten (A bis XFD), also 17.179.869.184 Zellen umfassen. Davor war die Größe auf 65.536 Zeilen und 256 Spalten (A bis IV), also 16.777.216 Zellen, begrenzt. Ist in jedem dieser Felder eine Ziffer eingetragen, so hat eine Datei in Office 2003 eine Größe von 227 MB, in Office 2013 eine Größe von 1382,4 MB also 1,35 GB.
Jede Zelle kann durch eine Kombination aus Buchstabe und Zahl eindeutig identifiziert werden, dem sogenannten Zellbezug, der aus Zeilen- und Spaltenangabe besteht. Die erste Zelle in der oberen linken Ecke heißt A1, wobei A die erste Spalte und 1 die erste Zeile bezeichnet und der Bezug genau genommen auch noch den Tabellenblattnamen einschließt, da Formeln in verschiedenen Blättern und Mappen den gleichen Bezug aufweisen können, etwa Tabelle1!C4 + Tabelle3!C4.
Alternativ kann in den Programmoptionen, die von Microsoft Multiplan oder Microsoft Works benutzte Z1S1-Bezugsart eingestellt werden. Ein Bezug wie „B3“ (der relativ ist) ist in der Z1S1-Schreibweise als absoluter Bezug „Z3S2“. Ein Bezug ausgehend von „A1“ zu „B3“ würde in Z1S1-Schreibweise „Z(2)S(1)“ – in Worten „gehe von der momentanen Zelle – hier im Beispiel Z1S1 – um zwei Zeilen nach unten und um eine Spalte nach rechts“. Wie in der A1-Schreibweise können relativer und absoluter Bezug gemischt werden, als Beispiel etwa „Z(2)S3“ oder „Z3S(-2)“. Die Z1S1-Schreibweise bietet sich für den Einstieg an, da hier der Unterschied zwischen absoluter und relativem Bezug einfacher und schneller zu erklären ist.
Die Z1S1-Schreibweise ist in der VBA-/VBS-/COM-Programmierung erforderlich. Hier werden, um Sprachunabhängigkeit zu erreichen, die englischen Begriffe „R“ für Row (Zeile) und „C“ für Column (Spalte) verwendet. Außerdem können damit relative Bezüge (siehe nächster Absatz) gleich dem gesamten betroffenen Bereich statt nur einer Ausgangszelle zugewiesen werden, was den Programmcode verkürzt.
Zellbezüge
Es können sowohl relative als auch absolute Zellbezüge als Koordinaten in Tabellen verwendet werden. Formeln sind ebenso wie Werte zeilen- oder spaltenweise kopierbar. Dieser Ansatz wurde vom Vorgänger Multiplan übernommen. Um die Kopierbarkeit von Formeln und deren Bezügen zu gewährleisten, gibt es relative, wie A22, absolute, wie $A$22, und gemischte, wie $A22 oder A$22, Zellbezüge.
Bearbeitung
Neben dem Einfügen eines gesamten in die Zwischenablage kopierten Inhalts einer oder mehrerer Zellen, gibt es die Möglichkeit, bestimmte Inhalte einzufügen, beispielsweise nur die Werte, anstelle der Formel, die diese Werte erzeugt hat. Dabei ist es auch möglich, den kopierten Wert mit dem Inhalt der markierten Zellen zu addieren oder andere Berechnungen auszuführen.
Zahlenformate
Für die Anzeige von Werten steht eine Reihe von Formaten zur Verfügung. Neben vorgefertigten Formaten, wie Datum und Uhrzeit und Sonderformaten für Postleitzahlen, können benutzerdefinierte Formate angegeben werden. Zellen können in Excel auch Text enthalten.
Tabellenformatierungen
Ab der Version Excel 2007 können Tabellen mit vordefinierten oder individuell definierbaren Tabellenformaten formatiert werden. Für vom Zellinhalt abhängige Hervorhebungen stehen ab dieser Version beliebig viele bedingte Formatierungen, statt bisher drei, zur Verfügung. Farbgebung und Schriftformatierung wurden an Word und PowerPoint angenähert und umfassen dasselbe Farbspektrum, aus dem 12 bevorzugte Farben und weitere Formatierungen als Office-Design festgelegt werden können.
Datenbank
Excel verfügt über einfache Datenbankfunktionen. Es verfügt ab der Version 2013 eingeschränkt über die Funktionalitäten des weitverbreiteten Konzepts der relationalen Datenbank. So ist es möglich, Tabellen anhand von IDs zu verknüpfen.[4] Es kann auch über Schnittstellen auf Daten aus Datenbanken zugegriffen werden. Diese Funktionalität stellte Excel bis Version 4 mit dem Programm des gleichnamigen Herstellers Q+A zur Verfügung, ab Version 5 mit Microsoft Query, einem Abfrageprogramm für auf SQL basierende Datenbanken über ODBC.
Es gibt auch von Microsoft Datenbanktreiber für die Arbeitsmappen von Excel. Damit können die Daten in den Zellen von den Arbeitsblättern als Tabellen verwendet werden. Jedoch sind häufig nicht alle SQL-Befehle für diese Datenbanktreiber in Excel verfügbar.
Programmierung
Excel kann ab der Version 4.0 mit der Excel-eigenen XLM-Sprache programmiert werden (heute versteckt und vergessen, wird aber immer noch für existierende Anwendungen unterstützt) und seit Excel 5.0 mit Visual Basic for Applications (VBA), oder unter macOS mit AppleScript, programmiert werden. Unter Windows gibt es die Möglichkeit, in Visual Studio.NET mit den Visual Studio Tools for Office System (VSTO) Add-ins zur Erweiterung der Funktionalität, sowie mit Visual Basic Script (VBS) unter Windows ScriptHost oder Classic ASP zu programmieren. Mit VBA und der XLM Sprache ist es möglich, eigene Funktionen zu programmieren, um analog den eingebauten Funktionen Berechnungen durchzuführen und das Ergebnis auszugeben.
Die Macintosh-Variante Excel 2008 unterstützte kein VBA. Unter Windows ist es anderen Programmen wie Word, Access, Visual Basic Anwendungen oder Visual Basic Scripts möglich, über die COM- bzw. ActiveX-Schnittstelle Funktionen von Excel zu nutzen oder direkt mit Excel zusammenzuarbeiten.
Add-ons
Ein Add-on ist ein zusätzliches Programm, das mit Excel zusammen geladen wird und danach zur Ausführung bereitsteht. Einige Add-ons, wie der Solver, sind in Excel bereits enthalten. Anwender können eigene Add-ons erstellen und einbinden. Durch Add-ons lassen sich Arbeiten mit Excel automatisieren. Im Internet stehen viele Add-ons, häufig auch kostenlos, zur Verfügung.
App
Am 6. November 2014 wurde eine Version von Microsoft Excel als Mobile App mit der Versionsnummer 1.2 eingeführt. Sie wurde mit einem angepassten Layout versehen und entspricht in der Bedienung den übrigen Apps Word und PowerPoint. Viele Funktionen waren bei der Erstveröffentlichung nicht enthalten, werden aber im Rahmen von Updates sukzessive nachgerüstet. Die Daten können per OneDrive oder Dropbox vom PC, Tablet oder Smartphone bearbeitet werden. Eine Lokale Speicherung oder die Offlinebearbeitung sind ebenfalls möglich. Die Größe des Programmpakets beträgt 490 MB.
Dateiformate
Microsoft Excel ab 2007 und 2008 erstellen standardmäßig Dateien mit den Dateiendungen .xlsx (Excel Spreadsheet) oder .xlsm (Excel Spreadsheet mit Makros). Zusätzlich wird eine Reihe von Dateiendungen wie .xlsb (platzsparendes Binärformat), .xlam (Excel Add-ins), .xltx (Excel-Vorlagen), .xlk (Excel-Sicherungskopien) und .xll (Excel-Makrobibliothek) verwendet.
Einige der neuen Dateiformate basieren auf dem offenen OpenXML, das auf XML basiert und eine ZIP-Kompression nutzt. Excel kann verschiedene Dateiformate öffnen oder importieren bzw. speichern oder exportieren, darunter verschiedene Textformate und solche anderer Tabellenkalkulations- und Datenbankprogramme.
Die von älteren Versionen erstellten Dateien haben die Dateiendung .xls (Excel Spreadsheet), .xla (Excel Add-ins) und .xlt (Excel-Vorlagen). Diese Dateiformate basieren auf einem offenen Binärformat von Microsoft, dem Binary Interchange File Format (BIFF). Sie sind jedoch zu einem großen Teil proprietär, da Microsoft die Dokumentation nicht in allen Details veröffentlicht hat. Eine Dokumentation der Dateistruktur ab Excel 97 ist von Microsoft im Februar 2008 veröffentlicht worden, frühere ausführliche Analysen stammen aus der Open-Source-Gemeinde.
PowerPoint
Geschichte
Das Programm wurde seit 1984 bei der Firma Forethought in Sunnyvale entwickelt und trug in dieser Phase den Namen Presenter. Die erste Version erschien im April 1987 für Apple Macintosh-Computer (mit 512 KB RAM). Durch die Übernahme von Forethought für 14 Millionen US-Dollar am 31. Juli 1987 erwarb Microsoft die Rechte an dem Programm. Die dann im Mai 1988 veröffentlichte Version 2.0 unterstützte erstmals Farben und wurde in mehrere Landessprachen lokalisiert. Die deutsche Sprachversion war ab dem 8. Dezember 1988 lieferbar.
Mit der Einführung von Windows 3.0 wurde die Version 2.0 von PowerPoint für Windows am 22. Mai 1990 ausgeliefert.
Verbreitung
PowerPoint ist das am weitesten verbreitete Präsentationsprogramm. 2001 schrieb Ian Parker, dass PowerPoint auf rund 250 Millionen Computern installiert ist. Die Zahl der täglich stattfindenden PowerPoint-Präsentationen wurde im selben Jahr von Microsoft mit 30 Millionen angegeben. Edward Tufte schätzt, dass jährlich bis zu 100 Milliarden Folien erstellt werden. Bei LaPorte et al. findet sich die Angabe, dass 95 Prozent aller Präsentationen mit PowerPoint erstellt sind.
Konzepte
PowerPoint ist ein seitenorientiertes Programm. Für die einzelnen Seiten, auch Folien genannt, bestehen umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten. Sie reichen von der einfachen Textfolie über Folien mit Grafiken, Tabellen und Diagrammen bis hin zu Folien mit Multimedia-Inhalten wie Film und Sound. Grafiken können dabei sowohl in PowerPoint selbst mit verschiedenen Zeichenwerkzeugen erstellt als auch in Form von Bildern (in den Formaten PNG, JPG, GIF, TIF, BMP, EMF, SVG) oder Piktogrammen (derzeit 863 mitgelieferte Grafiken im SVG-Format) eingefügt werden. Ebenso ist es möglich, Audio- (zum Beispiel in den Formaten MP3, M4A, WMA und WAV) und Videodateien (zum Beispiel in den Formaten MP4, WMV, AVI, und MPG) zu integrieren.
Nachdem das Vorführen von Präsentationen mit Hilfe von Videoprojektoren (Beamern) oder Großbild-Monitoren die Verwendung von klassischen Folien auf Tageslichtprojektoren mehr und mehr verdrängte, spielen auch die Animationsmöglichkeiten in PowerPoint eine große Rolle (sie wurden in der Version 2002 für Windows bzw. v.X für Mac OS deutlich erweitert). Texte und Bilder lassen sich mit vielen verschiedenen Animationen in die einzelnen Folien einbinden. Der Wechsel zwischen den einzelnen Folien kann mit Folienübergangseffekten erfolgen.
Eine spezielle Bildschirmpräsentationsansicht ermöglicht es, nur den Inhalt der Folie auf die Leinwand zu projizieren, während auf dem Monitor als Übersicht (sogenannte Referentenansicht) die aktuelle und die nächste Folie sowie Notizen angezeigt werden. Dies wurde mit der Version 2004 in der Mac-Version eingeführt, nachdem Office v.X noch ein anderes Konzept für die Präsentationsansicht verfolgte. Dort wurde die in der gewöhnlichen PowerPoint-Bedienoberfläche aktuell am Monitor angezeigte Folie auf den Beamer als Vollbild übertragen, was den Vorteil hatte, dass Anpassungen an der Folie sofort an den Beamer übertragen werden konnten. Mit der 2004er-Version war dies nicht mehr möglich.
Office-Implementierung
PowerPoint wird sowohl einzeln als auch als Teil der verschiedenen Microsoft-Office-Pakete verkauft. Mit jedem neuen Release der Office-Pakete wird auch eine neue Version von PowerPoint herausgegeben, die den gleichen Namen trägt.
Programmierung und Automatisierung
PowerPoint lässt sich mittels VBA (Windows/Mac OS außer PowerPoint 2008) und AppleScript (nur Mac OS) automatisieren und erweitern. Das Konzept von VBA steht allerdings mit den XP-Nachfolgern zur Revision an. Mit PowerPoint 2008 wurde die VBA-Unterstützung für den Mac fallengelassen, mit PowerPoint 2011 aber wieder eingeführt. Zudem ist die Windows-Version über .NET-Schnittstellen von externen Programmen automatisierbar, dazu existieren sogenannte „Interop“-Klassenbibliotheken.
Anzeige der Präsentationen
Um die Präsentationen anzeigen zu können, muss PowerPoint vorhanden sein. Unter Windows, nicht unter Macintosh, kann auch der kostenlos erhältliche PowerPoint Viewer verwendet werden. Dieser ist bis zur Version 2003 von CD lauffähig, der PowerPoint Viewer 2007 muss installiert werden.
Oft ist es jedoch auch möglich, PowerPoint-Präsentationen mit LibreOffice, Apache OpenOffice oder Keynote anzusehen und zu bearbeiten. Allerdings werden dabei nicht immer alle neuen Funktionen der jeweiligen PowerPoint-Versionen unterstützt.
Dateiformate
Nachdem Microsoft bisher das proprietäre, nicht offen dokumentierte Format .ppt verwendete, werden die Präsentationen seit PowerPoint 2007 bzw. 2008 standardmäßig im Office Open XML-Format (.pptx) gespeichert. Die erstellten Präsentationen lassen sich auch als Webseiten (*.html) oder als einzelne Folien in den gängigsten Grafikformaten ausgeben.
Neben dem Standard-Präsentationsformat (.ppt bzw. .pptx und .pptm für Dateien mit Makros, letzteres nur Windows) wird häufig das Bildschirmpräsentationsformat (.pps bzw. .ppsx) verwendet, das der sofortigen Anzeige der Präsentation im Vollbildmodus dient. Zwischen den beiden Formaten besteht inhaltlich kein Unterschied; es werden die gleichen Informationen gespeichert. Zur Anzeige der Präsentationen muss entweder die Vollversion des Programms oder der kostenlose PowerPoint Viewer für Windows auf dem Computer vorhanden sein.
Alternativ lässt sich mit der Windows-Version von PowerPoint ab der Version 2003, mit der Option Verpacken für CD, eine Präsentations-CD erstellen. Dabei werden alle mit der Präsentation verlinkten Dateien zusammengefasst. Eine Option ermöglicht, eine Autostart-Datei sowie den PowerPoint Viewer mit auf die CD zu brennen. Dieser ist von der CD aus lauffähig und muss auf dem Zielrechner nicht installiert werden.
Für alte Versionen gibt es die „Pack & Go“-Funktion, mit der eine gepackte Datei kopiert und auf dem Zielrechner entpackt wird. Die gepackte Datei hat die Dateiendung .ppz und ist im ZIP-Format komprimiert.
Wird PowerPoint mit Hilfe von VBA automatisiert, werden diese Makros entweder innerhalb der einzelnen Präsentationsdatei gespeichert oder können als Add-in (Dateiendung .ppa bzw. .ppax) für alle Präsentationen die Funktionen von PowerPoint ergänzen.
Zur Vereinheitlichung des Erscheinungsbildes von Präsentationen, zum Beispiel zur Einhaltung eines Corporate Design, dienen Vorlagen mit den darin enthaltenen Mastern. Sie haben die Dateiendung .pot bzw. .potx oder .potm.
App
Für PowerPoint wurde am 17. Dezember 2014 die erste iOS-App mit der Versionsnummer 1.4 lanciert. Es ist möglich, mit der App, die für das iPhone wie das iPad optimiert ist, vollständige Präsentationen zu erstellen oder zu editieren. Durch den Microsoft-Cloud-Dienst OneDrive können Präsentationen online abgespeichert werden und sind so von allen Geräten erreichbar. Es ist auch möglich, nur lokal eine neue Präsentation zu erstellen oder vorhandene zu speichern.
Mit der Version 1.6 wurde ebenfalls iCloud gekoppelt. Am 21. April 2015 erschien die erste Applikation für die Apple Watch. Es wurde möglich, die Präsentation vom Handgelenk aus zu steuern. Ist die App über Bluetooth oder WLAN mit einem Apple-TV Gerät verbunden, so können Präsentationen in der Referenten-Ansicht auf dem Abspielgerät angezeigt werden und auf dem verbundenen Bildschirm (TV-Gerät oder Beamer) präsentiert werden. Durch Wischen nach rechts lassen sich die einzelnen Folien wechseln und man kann direkt mit dem Finger auf die Folien zeichnen.
Kritik
Es kann zu Problemen mit Grafiken kommen, wenn Präsentationen auf Mac erzeugt und auf Windows abgespielt werden sollen. Dies liegt am nicht kompatiblen Format TIFF, das zwar als Standardformat bei Mac verwendet wird, allerdings in der Windows-Version nicht unterstützt wird. Gegenwärtig scheint es keine Lösung für dieses Problem zu geben, außer dem absoluten Vermeiden von Drag and Drop beim Einfügen von Bildern in Präsentationen.
Outlook
Geschichte
Mit Microsoft Exchange Server 5.5 wurde Exchange Client, Schedule+ 7.5 und Windows Messaging abgelöst und durch Outlook 8 ersetzt. Diese Version wurde auf verschiedenen Plattformen vertrieben. Mit dem Exchange Server gebündelt erschien Outlook sowohl für Windows 3.1x[1] als auch für die 32-Bit-Windows-Betriebssysteme, dazu kamen Outlook for MS-DOS[2] und Outlook für Macintosh.
Während Outlook für MS-DOS, Mac OS und für 16-Bit-Windows-Systeme nur das Exchange-Protokoll unterstützten, unterstützte die 32-Bit-Windows-Version auch das POP3/SMTP- und das IMAP-Protokoll. Die 32-Bit-Version lag dem Softwarepaket Office 97 bei und trug dementsprechend den Namen Outlook 97.
Auf Outlook 97 folgten auf Windows-Ebene Outlook 98 (Outlook 8.5), Outlook 2000 (Outlook 9), Outlook XP (auch „Outlook 2002“; Outlook 10) und Outlook 2003 (Outlook 11). Um den Jahreswechsel 2006/2007 erschien Office 2007, in dem Outlook 2007 (Outlook 12) enthalten ist. Mitte 2010 kam Office 2010 auf den Markt, das Outlook 2010 (Outlook 14) enthält.
Während die Entwicklung der DOS- und der 16-Bit-Windows-Version eingestellt wurden, erschien für Mac OS im Oktober 2001 Entourage, welches das POP3/SMTP und das IMAP-Protokoll unterstützte. Die letzte Mac-OS-Classic-Version von Outlook als Exchange-Client war Outlook 2001.
Ab Office:Mac 2004 unterstützte Entourage 2004 auch Microsoft Exchange-Server (ohne Aufgaben und Notizen). Danach erschien mit Office:Mac 2008 die letzte Entourage Version. Ab Office:Mac 2011 wurde das in einigen Versionen enthaltene Emailprogramm wieder in Outlook umbenannt. Diese Version unterstützt mittlerweile auch die komplette Anbindung an einen Exchange-Server (ab Exchange 2007 SP1 RU4).
Funktionsweise (Windows 32-/64-Bit
Outlook speichert einzelne E-Mails, einschließlich Anhängen und Terminen, unverschlüsselt und nicht komprimiert im Containerformat Microsoft Exchange mail document (.msg).[3] Die Gesamtheit der Mitteilungen (E-Mails, Kalender, Kontakte etc.) legt es in Personal-Store-Dateien (.pst) ab. Bis Outlook 2002 war diese auf 2 GB begrenzt. Ab der Version Outlook 2003 kann die PST-Datei in einem Unicode-Format gespeichert werden und ist in diesem Modus nicht mehr auf eine bestimmte Größe begrenzt. Outlook-Versionen, die älter als Outlook 2003 sind, können mit diesen Unicode-PST-Dateien nicht arbeiten. IMAP-Ordner sind erst seit Outlook 2007 Unicode-fähig.
Die Outlook-Produktreihe, wie auch die neueste Entourage-Version, spielen ihre vollen Funktionsmöglichkeiten im Netzwerk mit einem Microsoft-Exchange-Server im Hintergrund aus. Der Microsoft-Exchange-Server speichert alle Daten zentral in Datenbanken ab, weil die Vernetzung von PST-Dateien als Standardfunktion nicht möglich ist. Das Produkt bietet dann auch Groupware an. Seit 2001 gibt es Alternativen zum Exchange-Server, die PST-Dateien oder einzelne Ordner davon synchronisieren (Outlook-Synchronisation) können oder die gemeinsame Nutzung von Outlook-Daten im Netzwerk anbieten, ohne dass sich der Anwender in die Kosten eines komplexen Server-Systems zu stürzen braucht.
Bei den Microsoft-Exchange-Server-Alternativen muss man zwischen typischen Synchronisationsprogrammen unterscheiden, welche das Netzwerk belasten, und solchen, die wie der Microsoft Exchange-Server oder das IBM Notes/Domino von IBM eigene, sogenannte Store Provider sind. Sämtliche Outlook-Ordner-Elemente sind hier in Echtzeit auf allen Arbeitsstationen verfügbar.
Der Versand von E-Mails, häufig auch Unified-Messaging-Funktionen wie integrierter Fax- und SMS-Versand, sind inzwischen sowohl zentral über den Exchange-Server, über Online-Provider als auch Stand-alone und mit den genannten Alternativen möglich.
Mit Hilfe des sogenannten „Project Managers“ des Entourage lassen sich zudem Microsoft-Office-Dokumente im Team verwalten. Eine ähnliche Funktion bietet Outlook ab Version 2003 standardmäßig an, wahlweise als echte Online-Zusammenarbeit mit Hilfe eines Sharepoint-Servers oder durch Bereitstellung der Dokumente in einem Intranet oder durch Mail-Versand der Dokumente. Entourage enthält zudem einen Newsreader.
Die Datenmigration lokal gespeicherter Daten zwischen Outlook (Windows) und Entourage (Mac OS) ist nicht oder bestenfalls mit Einschränkungen mittels Exchange-Server oder Drittprogrammen möglich. Mit Outlook 2011 für Mac ist eine Funktion, mit der lokale Daten aus Outlook für Windows importiert und verwendet werden können, integriert worden.
Konformität mit Webstandards
Bis inklusive Outlook 2003 wurde die Layout Engine Trident aus dem Internet Explorer verwendet um E-Mails anzuzeigen. Mit Outlook 2007 wurde auf die Engine von Microsoft Word gewechselt. Dadurch werden, im Gegensatz zu anderen E-Mail-Clients, die Cascading-Style-Sheet-Spezifikationen aus 1996 und 1998 nicht unterstützt[4] und die Darstellungsmöglichkeiten in Outlook stark eingeschränkt.[5] Viele Stylinganweisungen können nur mit bestimmten HTML-Elementen verwendet werden, während bereits überholte HTML-Attribute[6] dabei helfen, die gewünschte Darstellung in Outlook zu erreichen. Dies führt dazu, dass E-Mails aus geschachtelten HTML-Tabellen erstellt werden, da Outlook die angegebene Höhe und Breite dieser Elemente und Unterelemente beachtet.
Es wurden seitdem keine Verbesserungen zu einem standardkonformen E-Mail-Client vorgenommen.[7]
Outlook für macOS unterstützt im Gegensatz zur Windows-Variante die meisten CSS-Spezifikationen.
Leistungsumfang
Outlook und Entourage unterstützen die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten über eine Oberfläche; die Konten können über POP3, IMAP4 bzw. über Exchange-RPC angesteuert werden. Neben der E-Mail-Funktion ist die Terminverwaltung die im betrieblichen Umfeld am intensivsten genutzte Funktion von Outlook/Entourage. Um hierbei die gesamte Funktionalität von Outlook/Entourage nutzen zu können, ist der Betrieb eines Exchange-Servers erforderlich. Über den Exchange-Server können automatisch Besprechungen und andere Termine mit mehreren Teilnehmern geplant werden, in dem der Outlook/Entourage-Client die Terminkalender aller Teilnehmer vergleicht und mögliche Terminüberschneidungen anzeigt. Gleichzeitig können unter Outlook/Entourage Ressourcen (z. B. Räume oder Geräte) reserviert werden.
PDAs und Smartphones lassen sich mit Outlook synchronisieren, so dass der Benutzer auch unterwegs Termine eintragen bzw. sich an Termine erinnern lassen kann. Sofern das Gerät unter einem Windows-CE-basierten Betriebssystem läuft, geschieht dies mittels des Hilfsprogramms ActiveSync. Für Palm-PDAs wird neben HotSync eine Zusatzsoftware benötigt. Entourage kann mit Hilfe von iSync mit mobilen Geräten kommunizieren.
Beim Mailversand über SMTP verletzt Outlook die Protokollspezifikation, indem es in einigen Kommandos unzulässigerweise Leerzeichen einfügt. Die meisten Mailserver sehen über diese weit verbreitete Protokollverletzung jedoch hinweg, so dass nur selten Probleme durch dieses Fehlverhalten auftreten.
Des Weiteren bietet Outlook umfangreiche Kontakt-Datenbanken, Kalender-Funktionen sowie Notizen- und Aufgaben-Verwaltung unter einer Oberfläche. Die Anwendungen sind dabei miteinander verzahnt und ermöglichen so z. B., das Geburtsdatum eines Kontaktes automatisch in den Kalender zu integrieren.
Ergänzend ist eine teurere Version mit dem Business Contact Manager erhältlich.
Automatisierung und Sicherheit
Outlook lässt sich mittels VBA und OLE, Entourage mit VBA und AppleScript automatisieren und erweitern. Dies ermöglichte (zusammen mit den damaligen Standard-Sicherheitseinstellungen) die massive Verbreitung der Computerwürmer Melissa (1999) und Loveletter (2000).
Phishing-E-Mails werden zu einer immer größeren Belastung für Computernutzer. Phishing ist der Versuch, mit täuschend echt aussehenden, gefälschten E-Mails vertrauliche Daten auszuspionieren. Für MS Outlook gibt es die Möglichkeit, sich unter Umständen vor Phishing-E-Mails zu schützen. Hierzu wird eine Symbolleiste in MS Outlook eingebunden; jede eingehende E-Mail kann mit den Werkzeugen auf gefährliche Verweise und verdächtige Header hin überprüft werden. Das Programm Delphish ist kostenlos verfügbar und versetzt den Nutzer entweder in die Lage, eigenständig eine Entscheidung über ein mögliches Phishing zu treffen, oder es stuft E-Mails automatisch auf eine Phishing-Gefahr ein. Bei der automatischen Einstufung wird auf eine Datenbank mit bisher bekanntgewordenen Phishing-E-Mails zurückgegriffen, oder die Links in der E-Mail werden auf verdächtige Merkmale hin überprüft.
Aufgrund der massiven Verbreitung von Würmern über Outlook werden bei Zugriffen auf Adressen und andere sicherheitsrelevante Eigenschaften durch Skripte teilweise Sicherheitsabfragen an den Nutzer gestellt, die sicherstellen sollen, dass das Geschehen (z. B. das Versenden von Mails oder das Nachladen von Code per Zugriff auf weitere Websites) ein vom Nutzer erwünschtes Verhalten ist.
Diese von Microsoft als Object Model Guard bezeichnete Technik wurde mit einem Update für Outlook 2000 erstmals veröffentlicht und gehört seit Outlook 2002 zum normalen Funktionsumfang.
Erweiterbarkeit
Seit Outlook 97 ist es möglich, den Funktionsumfang durch Exchange Client Extensions zu erweitern, was bei Outlook 2010 wieder abgeschafft wurde. Outlook 2000 führte eine COM-basierte Erweiterungsmöglichkeit für sogenannte Outlook AddIns ein, die die Möglichkeiten durch die Bereitstellung des Outlook Object Model stark erweiterte.
Solche Erweiterungen ermöglichen es, viele Aufgaben zu erledigen, die in Outlook sonst nicht umsetzbar wären. So existieren Erweiterungen, die von einzelnen Nutzern zur Erhöhung der Produktivität genutzt werden, aber auch Firmen-spezifische Lösungen, die die Einbindung in die Geschäftsprozesse verbessern. Der Umfang der vorhandenen Erweiterungen reicht vom Export von Kontakten und Mails zu anderen Formaten bis hin zum bequemen Anfordern von Ressourcen wie z. B. Konferenzräumen in Firmenumgebungen.
Im Mai 2010 gab Microsoft bekannt, das Outlook-Format offenzulegen.[8] Hiermit wurde der Zugriff dritter Anwendungen wie der libpst-Library[9] der Zugriff auf den PST-Ordner des Programms ermöglicht und die eigene Interoperabilitätsstrategie umgesetzt.
OneNote
Geschichte
Mit der Version OneNote 2003 kam das Produkt im November 2003 erstmals auf den Markt. Es gab drei Service Packs bis im Januar 2007 OneNote 2007 veröffentlicht wurde. Im Juli 2010 folgte OneNote 2010 und im Januar 2013 OneNote 2013. Die aktuelle Desktop-Version wird seit September 2015 als OneNote 2016 in Verbindung mit Microsoft Office (MS Office 2016, auch in der Abonnement-Version Office 365) und als OneNote in abgewandelter Form mit Windows 10 verbreitet.
Seit Januar 2011 ist von Microsoft eine Apple-iOS-App über den App Store sowie seit Februar 2012 eine Android-Version über Google Play zum kostenlosen Download erhältlich. Seit dem 17. März 2014 ist OneNote auch für Mac OS X erhältlich. Damit ist auch die Synchronisation von Notizen auf einem Windows-PC oder einem Mac und einem Smartphone mit Windows-Phone-, Android- oder iOS-basierten Geräten über OneDrive-Konten möglich.
Seit Mitte März 2014 ist OneNote auf allen Plattformen kostenlos nutzbar, wobei Benutzer gekaufter Office-Versionen zusätzliche Funktionen bekommen.
Per 2019 wird OneNote unter Windows nur noch als Windows-10-App (UWP) mit eingeschränkten Funktionen vertrieben und nicht mehr als vollwertige Win32-Anwendung im Office-Paket.
Seit März 2020 wird bei der Installation von Office 365 oder Office 2019 die OneNote-Desktop-App zusammen mit den Word-, PowerPoint- und Excel-Desktop-Apps installiert. Eine „Standalone“-Variante der Desktop Version von OneNote wird von Microsoft derzeit kostenfrei angeboten. Die als Nachfolger empfohlene UWP-App unterstützt nur noch Notizbücher in der Cloud (wie unter macOS nur noch OneDrive) und ist für Tablets und die Stift-Nutzung optimiert. Unter macOS wird OneNote wie bisher weiterentwickelt und mit Office 2019 für Mac mitgeliefert.
Anwendung
Microsoft warb damit, dass mit OneNote elektronische Notizen geordnet und leicht wiedergefunden werden können. Der OneNote-„Notizblock“ ist in Abschnitte mit Unterabschnitten gegliedert, die jeweils mehrere Seiten enthalten können. Innerhalb einer Seite können die Seitenelemente verschoben werden. Text kann nicht nur eingetippt, sondern mit einem Tablet-PC auch handschriftlich eingegeben werden. OneNote integriert sich in verschiedene Office-Programme von Microsoft, wodurch Notizen, z. B. in Microsoft Word, oder Kontaktinformationen in Microsoft Outlook leicht aus OneNote übernommen werden können.
Notizen können dabei untereinander verknüpft werden. Eingefügte Inhalte werden dabei automatisch mit ihrer Herkunft verlinkt. So werden z. B. eingefügte Textabschnitte aus Webseiten automatisch mit der entsprechenden URL versehen. In OneNote können Bilder, Videodateien und Texte abgelegt werden. Durch die integrierte Text- und Spracherkennung können Texte in eingefügten Bildern (z. B. von Screenshots) und Sprachdateien (Diktate) nach Stichwörtern durchsucht werden.
„Sammlungen“ in OneNote 2016 vom Office-Paket bestehen aus einer Datei- und Ordnerstruktur, die sich auf lokale Datenträger und Netzwerkfreigaben speichern lässt. Letztere erlauben ein gemeinsames Bearbeiten mit anderen Nutzern oder den Zugriff von unterschiedlichen Geräten aus. Zusätzlich – unter macOS ausschließlich – lassen sich „Notizbücher“ auch auf SharePoint und in Microsofts Cloud-Dienst OneDrive ablegen, was ebenfalls eine Bearbeitung mit mehreren Teilnehmern und die Synchronisation der Inhalte über verschiedene Geräte aller unterstützten Plattformen erlaubt.
Power Automate
